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HR Outsourcing | Partnerschaftlich, digital, zuverlässig – HR Services als Erfolgsmodell im Konzern

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Branche

Medien / Digitale Dienstleistung / Konzernumfeld

Ausgangslage & Herausforderung

Der Konzern hatte bereits Erfahrung mit der Auslagerung von HR-Prozessen, doch die Zusammenarbeit mit dem bestehenden Provider führte zu Unzufriedenheit. Fehler in der Entgeltabrechnung, mangelnde Erreichbarkeit und fehlende Proaktivität verursachten Vertrauensverlust und hohen Korrekturaufwand im Unternehmen. Gesucht wurde ein Partner, der - neben fachlicher Kompetenz - vor allem Stabilität, Transparenz und digitale Integrationsfähigkeit liefert.

Eingesetzte Lösung

HR Services, Administrative Unterstützung, Payroll, HR Outsourcing

98%
Zufriedenheit
>1500
Mitarbeiter in Payroll
100%
Integration im Kundensystem

"Mit HR factory haben wir endlich einen HR-Services-Partner gefunden, der verlässlich, transparent und fachlich auf Augenhöhe arbeitet. Die Fehlerquote ging spürbar zurück - und die Zusammenarbeit fühlt sich wirklich partnerschaftlich an."

Leitung HR Operations

(deutscher Konzern, anonym)

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Über das Unternehmen

Ein deutscher Konzern mit digital ausgerichtetem Geschäftsmodell und mehreren Tausend Beschäftigten.
Das Unternehmen setzt auf eine moderne HR-Landschaft mit digitalen Prozessen und klarer Verzahnung von Tools, Teams und Servicepartnern, um Effizienz und Mitarbeitererlebnis durchgängig zu verbessern.

Ausgangslage & Herausforderung

Häufige Reorganisationen, zahlreiche Personalbewegungen und hohe Compliance-Anforderungen führten zu komplexen Anforderungen an die HR-Administration.
Der bestehende Provider konnte diese Anforderungen nicht mehr verlässlich erfüllen - was zu Fehlern, Nacharbeiten und gestiegenem Kommunikationsaufwand führte.
Gesucht wurde ein Partner, der nicht nur operative Entlastung, sondern auch Transparenz und Messbarkeit in die HR-Services bringt - bei gleichzeitig hoher Datenqualität und reibungsloser digitaler Integration.


Die Lösung

HR factory baute für den Medienkonzern ein dediziertes HR-Services-Team auf, das sämtliche Prozesse in Administration und Payroll übernahm - direkt eingebettet in die bestehende Systemlandschaft.

Leistungsumfang:

  • Erstellung und Bearbeitung von Arbeits- und Änderungsverträgen, Zeugnissen und Bescheinigungen
  • Administrative Begleitung bei Reorganisationen und Personalanpassungen
  • Pflege und Qualitätssicherung von Personalstammdaten im System
  • Entgeltabrechnung für bis zu 1.500 Mitarbeitende
  • Tägliche Bearbeitung von Tickets mit definierten Bearbeitungsfristen (SLA)
  • Regelmäßige Jour Fixes und Leistungsreviews zur Qualitäts- und Kapazitätssteuerung

💡 Tipp aus der Praxis: Digitale HR-Services funktionieren nur dann effizient, wenn klare Prozesse, definierte Kennzahlen und Partnerschaft auf Augenhöhe zusammentreffen - nicht nur Tools oder Technologien.


Die Wirkung

Bereits kurz nach dem Projektstart sank die Fehlerquote in Administration und Payroll signifikant. Bearbeitungszeiten verkürzten sich, und das Vertrauen in die HR-Arbeit stieg nachweislich.
Das externe Team war vollständig in die interne Struktur integriert, wurde zu Teamevents eingeladen und arbeitete auf einem Leistungsniveau, das dem interner Mitarbeitender entsprach.
Durch klare Service Levels und regelmäßige Reviews konnte der Kunde sein HR-Service-Volumen flexibel anpassen - mehr Kapazität bei Reorganisationen, stabiler Betrieb im Regelgeschäft.

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